Rispetto alla formazione tradizionale d'aula, la formazione esperienziale si contraddistingue per una complessità maggiore nei ruoli coinvolti e nelle reciproche relazioni tra di essi.
Metodologo
Trainer
Partecipanti
Committenza
Esperto tecnico
Supporto organizzativo
Location
Il consulente metodologo possiede competenze di analisi organizzativa ed è in grado di individuare, in base all'analisi dei bisogni formativi, quale attività/metafora è più indicata nella specifica situazione. Non è quindi un esperto di una particolare metafora, ma ne conosce diverse. In alcuni casi può ricoprire anche il ruolo di trainer, ma non necessariamente. Per il cliente finale, affidarsi al consulente metodologo nella prima fase di analisi dei bisogni rappresenta una maggiore garanzia rispetto ai pericoli di collusione (in riferimento alla prima richiesta dell'organizzazione, per esempio "lo voglio fare con la barca a vela...") o al pericolo che il consulente proponga la metafora che meglio conosce ed utilizza (non quella più adatta al cliente finale).
Il ruolo del conduttore nella formazione esperienziale si modifica drasticamente rispetto alla formazione d’aula tradizionale. Da un orientamento ai contenuti (o anche ai contenuti) si passa sempre più ad un gestore di processi. Le fasi della formazione esperienziale sono inoltre più ricche e complesse (warm up, briefing, playing, debriefing, carry over, piani di sviluppo individuali) presentando un numero maggiore di variabili da gestire (location, attrezzature, fornitori, tecnici, sicurezza, ecc....).
Il trainer potrebbe possedere una doppia competenza sia da trainer che da esperto tecnico (esperto di una particolare metafora, per esempio uno sport specifico). In questo caso si vengono a creare sia opportunità/vantaggi (soprattutto per la progettazione e la gestione dei debriefing) ma anche pericoli/svantaggi (il trainer rischia di essere troppo invischiato nella metafora che conosce bene e che magari pratica assiduamente). Può essere consigliabile, quindi, scindere i due ruoli anche in presenza di una competenza di tipo tecnico. In ogni caso è sicuramente una variabile su cui riflettere e da definire di volta in volta non lasciandola al caso ed all'improvissazione.
I compiti specifici del trainer sono quelli di:
- gestire il patto formativo iniziale con i partecipanti;
- osservare i processi durante le attività esperienziali;
- effettuare debriefing al termine di ogni attività;
- gestire la fase finale di decodifica della metafora ed assicurare il trasferimento di principi e tecniche nella realtà lavorativa;
- supportare i partecipanti nella stesura di un piano di sviluppo personale;
- chiudere l’attività formativa verificando le aspettative iniziali, il gradimento e la qualità dell’intervento realizzato.
La dimensione dei gruppi durante le attività è in genere di 8-12 persone ma ci sono spesso programmi progettati appositamente per grandi gruppi.
Nella pianificazione di un programma occorre decidere il livello di omogeneità (squadre omogenee oppure livelli misti). Anche se togliere squadre intere contemporaneamente dal luogo di lavoro potrebbe creare problemi organizzativi, questo risulta più efficace perché ognuno recepisce lo stesso tipo di messaggio e viene facilitata la trasferibilità dell’apprendimento sul lavoro.
La presenza contemporanea nello stesso gruppo di responsabili e collaboratori da un lato favorisce il confronto e facilita il trasferimento degli apprendimenti nella realtà lavorativa da un lato richiede al progettista ed ai trainers la necessità di tenere conto di quanto ogni soggetto si metta in gioco durante la formazione esperienziale rispetto alla tradizionale formazione d’aula.
I partecipanti possono manifestare una certa contraddizione: da un lato accettano l’esperienza come occasione di sviluppo e cambiamento, dall’altro pensano di essere in “vacanza” e si aspettano quindi di avere soluzioni precostituite, apprendimenti senza sforzo e di divertirsi.
Molti partecipanti s’immaginano trascinati via dalle loro scrivanie e costretti a tentare imprese terrificanti che magari li fanno apparire goffi, fuori forma, sovrappeso, stupidi di fronte a colleghi e superiori. La parola d’ordine della formazione esperienziale è, invece, “challenge by choice”: sfida per scelta. Nessun partecipante è costretto a fare nessun tipo di attività od esercizio (a patto che si ritagli comunque un ruolo) ed inoltre non è necessario avere una particolare prestanza fisica per la maggior parte delle attività.
Altri possono assumere atteggiamenti difensivi in quanto questi “giochini” non risolvono le reali problematiche aziendali. Con questa tipologia occorre chiarire bene il senso delle metafore e stimolare la traduzione dell’apprendimento conseguito in un’applicazione concreta in azienda.
Può essere rappresentata:
-
dai partecipanti stessi che si iscrivono personalmente
-
da un’azienda o più organizzazioni che invitano al corso i propri collaboratori. In questo caso la committenza non deve interferire nello svolgimento delle attività spingendo i propri dipendenti a partecipare o richiedendo al conduttore informazioni sui comportamenti dei singoli partecipanti
Nel caso in cui la committenza (e/o il responsabile gerarchico) siano presenti alle attività è preferibile che vi partecipino attivamente alla stessa stregua degli altri partecipanti mettendosi in gioco nello stesso modo.
Qualora il trainer non abbia le capacità fisico-tecniche per condurre le attività è indispensabile la presenza di un esperto che sia in grado di effettuare adeguati briefing tecnici e che garantisca ai partecipanti la massima sicurezza.
E’ essenziale un’adeguata sinergia trainer/tecnico e soprattutto un’efficace gestione da parte del formatore di quest’ultimo (briefing, eventuali interventi) in quanto per il tecnico può essere difficile comprendere che l’attività per cui è stato ingaggiato non rappresenta il fine ultimo dell’intervento ma solo una metafora facilitante.
L’esperto deve essere selezionato tenendo conto dei seguenti elementi:
- rilevanza del curriculum;
- appartenenza a scuole/organizzazioni riconosciute che ne garantiscano la formazione e l’aggiornamento;
- sensibilità formativa (pur non essendo un formatore aziendale di mestiere deve saper almeno comprendere le finalità dell’intervento in cui è stato inserito, avere la capacità di mettersi sullo sfondo in fase di analisi dei processi, evitare atteggiamenti interventisti durante le attività)
E' importante sottolineare che l'esperto tecnico molto spesso non ha la competenza e l'esperienza di un formatore/consulente relativamente alle dinamiche organizzative ed all'apprendimento degli adulti, bensì conosce molto bene un certo tipo di attività/metafora (magari è anche un insegnante/formatore rispetto ad essa).
L'esperto tecnico in alcuni casi diviene un vero e proprio fornitore complementare strutturato sottoforma di agenzia, società, associazione sportiva che fornisce direttamente al cliente finale (od alla consulenza) esperti tecnici, attrezzature e location idonee per un certo tipo di attività esperienziali (per esempio l'outdoor in barca a vela)
Nelle attività esperienziali, soprattutto quelle più complesse, può essere necessario avvalersi di un supporto organizzativo rappresentato da un singolo individuo facente parte dello staff formativo o addirittura in alcuni casi da agenzie specializzate nell’organizzazione di eventi.
Il supporto organizzativo aiuta lo staff formativo per la registrazione dei partecipanti (se molto numerosi), per la gestione, distribuzione, ritiro e ricovero delle attrezzature, per gli accordi con la location, per la gestione delle pause per i pasti.
Per la realizzazione delle attività formative esperienziale spesso occorrono strutture ad hoc che possono andare da agriturismi immersi nella natura con spazi e ricettività idonee, centri outdoor, parchi avventura.
Alcune di queste strutture si propongono al mercato anche come fornitori, non limitandosi ad offrire gli spazi ed il setting per le attività ma hanno strutturato un catalogo di proposte specifiche.
In questo caso è importante chiarire quale ruolo hanno, se per esempio hanno strutturato partnership con formatori di mestiere o società di formazione oppure gestiscono le attività solo con dei loro esperti tecnici. Nel primo caso possono rappresentare dei fornitori per l'azienda finale, nel secondo invece rappresentano dei partner per consulenti e società di formazione.
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